Compte-rendu de la réunion de bureau du 1er juillet 09

COMPTE RENDU de la Réunion de Bureau du Collectif le 1^er  juillet 2009

Cette réunion de bureau élargi s’est déroulée dans les locaux de l’école St André à la Roche
sur Yon en présence d’une dizaine de membres.

ACCUEIL     Après les salutations d’usage, le président Jean-Pierre TRICOIRE a donné
les nouvelles des excusés et des infos sur la vie du Collectif depuis la dernière rencontre
de janvier :

- Courriers divers, demande de subvention au Conseil général, relation avec la CASI 85
(Daniel y représente le Collectif), rencontre à la Région avec une délégation burkinabé,
célébration du 20^ème anniversaire du Jumelage de Fontenay, etc.

-    Merci à ceux qui ont envoyé les fiches d’identité. Ce n’est pas trop tard pour les autres.
Une synthèse sera faite à l’AG.

-    Avec J François Perrocheau, président de SAVENA, nous avons fait un retour sur la soirée
organisée conjointement avec le Collectif à Venansault. La centaine de personnes, dont un
certain nombre de VB, ont apprécié les interventions qui ont permis de mieux comprendre
nos amis du Burkina et de découvrir comment des actions de développement sont
possibles. Nous y revendrons à l’AG. Le Collectif avait ouvert la soirée en présentant
un diaporama sur VB. Merci à SAVENA pour l’accueil chaleureux.

-    Blog du Collectif : J-Pierre vient de créer un blog afin d’échanger entre nous. C’en est
le début : http://vendeeburkina.over-blog.net/  

-    Le bilan du conteneur de l’an dernier : Roger Fièvre, responsable du chargement, a
bien précisé que ce dernier a été sans doute le plus difficile et nous avons encore dû
laisser sur le quai 2 m³ de colis (2 colis ont été envoyés plus tard en novembre
par Lagam Taaba, La Châtaigneraie) pour les raisons suivantes :

o   Une erreur d’appréciation de volume pour le véhicule envoyé par Fontenay.

o   Quelques expéditeurs, peu mais souvent les mêmes d’une année sur l’autre, nous
posent problème : Il y a de grandes différences entre leur déclaration sur la feuille
de colisage et les colis qu’ils déposent à la Verrie : Nombre de colis différent
– souvent supérieur, Volume des colis différents,
Volume total supérieur … On a même vu des étiquettes de l’année précédente donc
une numérotation des colis fausse (numéros doublés et nombre total de colis différents).  
En cas d’ouverture du conteneur par la douane à Ouaga, ils nous exposent à de sérieuses
difficultés et à un contrôle plus pointilleux les années suivantes ! D’autres associations
en ont fait la cruelle expérience !

o   Trop de colis sont mal faits. C’est l’un des éléments essentiels à la réussite de l’envoi. 
Et pensons aussi à l’ADIS qui doit tout trier, vérifier et faire face à nos erreurs !

o   Tous les ans nous prévoyons quelques colis qui seront chargés uniquement s’il reste
de la place dans le conteneur. Ils ne doivent effectivement être chargés que si
tous les autres sont entrés.

o   Et toujours la dernière difficulté rencontrée dès le soir même du chargement : toutes les
feuilles de colisage ne sont pas remplies correctement. Notre président y passe sa nuit
à vérifier : il faut absolument que tout soit cohérent pour le transitaire et les douanes :
nombre de colis, nature, poids, valeur …

-    Aussi pour le prochain envoi nous prévoyons les modifications suivantes, dans le but
d’assurer un meilleur service surtout pour nos amis bénéficiaires (c’est le sens de des
consignes ci-dessus et ci-dessous) :

o   Nous allons surveiller davantage le dépôt des colis. En effet un membre du bureau sera
présent sur le quai  à La Verrie, pour accueillir les déposants, vérifier les documents
et les colis et préparer le chargement.

o   Le collectif se réserve le droit de refuser les colis mal faits ou mal cubés. Les vélos seront
entourés de cartons.

o   Nous pensons pouvoir encore disposer de cartons à donner à l’AG. Certains en veulent
plus tôt, ils peuvent contacter J-Pierre  qui leur donnera les infos pour les récupérer.

-    Nous vous rappelons aussi que :

o   La réservation du cubage devra être confirmée par courrier, un email ne suffit pas.
Le formulaire de réservation devra préciser le nom de l’association éventuelle, le nom
et le prénom du responsable de l’envoi, son adresse, son email et son téléphone, le cubage
souhaité et le supplément éventuel, le destinataire. Il devra être retourné pour le 25 août,
dernier délai impératif.

o   Les expéditeurs devront être présents ou représentés à l’AG sinon ils ne seront pas pris en
compte.

o   Selon la disponibilité, les nouveaux adhérents ne pourront envoyer que de petites quan­tités
et ne seront pas prioritaires ; les non-vendéens se verront appliquer les mêmes restrictions.

o   Les cubages seront attribués lors de la réunion de bureau du 2 septembre prochain. Le
bureau se réserve le droit  de modifier les règles antérieures en fonction des demandes :
cubage plus important attribué, diminution des non-vendéens, pénalités pour ceux qui nous
ont posé des problèmes l’an dernier, etc.

o   Nous vous rappelons que pour éviter tout souci de douane en sortant de l’ADIS, tous les
bénéficiaires devront adhérer à l’ADIS (cotisation de 1 000 FCFA par an – carte valable
4 ans). Les frais de retrait des colis à verser à l’ADIS demeurent inchangés à 5 000
FCFA/m3. Ceux qui ont eu leur carte cette année devront la ramener.

o   Rappel : les produits dangereux ou polluants ne doivent pas être mis dans le conteneur :
gaz,liquides, solvants, aérosols, peintures, … Nous rappelons aussi qu’il est interdit
d’envoyer des médicaments.

o   Cette année, Venansault prévoit d’envoyer plus de 30 m³, nous serons donc peut-être
amenés à expédier 2 conteneurs (un petit et un grand). Il semble donc que de la place
sera disponible. Vous pouvez donc demander selon vos besoins, tout en sachant
que l’on peut vous proposer le cubage du non-urgent ?

Assemblée Générale :

La prochaine AG aura lieu le vendredi 18 septembre à 18h dans l’école St André à la
Roche sur Yon. (lieu habituel)   Les documents nécessaires y seront remis comme les
années passées. Elle sera suivie d’un buffet, participation de 5 € par personne.
DATES IMPORTANTES A RETENIR :
-    Réunion du bureau   : mercredi 2 septembre à l’Ecole St André à 18h
-    Assemblée Générale  : vendredi 18 septembre à l’Ecole St André à 18h

-    Dépôt des colis à La Verrie chez Graveleau : 21, 22, 23 octobre de 14h à 19 h.

-    Chargement du conteneur : lundi 26 octobre au matin à la Verrie,  

-    Départ de Montoir le 29 ou 30 octobre.

Nous restons à votre disposition pour toute info complémentaire.
Bien amicalement.      Le secrétaire et le président

Rappel de la composition du bureau :

Président : Jean-Pierre TRICOIRE,             

Vice Présidente : Everdina ROUSSEAU,

Trésorier : Daniel GARNIER,

Responsable du chargement et des colis : Roger FIEVRE,

Secrétaire : Jean-Yves TROCHU,

Membres : Denise BLUTEAU, Maryvonne BRACHET, André BUFFET, Bernard DUCEPT, Clément ERIEAU, P. Yvon GAUDUCHEAU, Kadi et JP MARQUIS, Biba TROCHU.